2007年06月26日

スピードハックス 第6章

第6章 1つの「原則」を決めて作業中の迷いを断つ


何か気がかりなことがあれば、注意が散漫になります。
よそ見をしていれば、事故の危険があるのはもちろん、そも
そもまっすぐに進むことができません。
目の前の仕事に集中するためにも、まっすぐ前方に目を向け
ることが必要です。


1.作業するPCは”1台”にまとめる

   ノートやデスクトップなど複数のPCを使い分けるのは
  少々面倒です。これにより

  ・最新データがどちらのPCにあるのかが分からなくなる
  ・ウェブブラウザの「ブックマーク」が分散する
  ・特定のアプリケーションがどちらかにしか入っていない
  ・2つのPCの間でOSやアプリケーションのバージョンが異なる
  ・漢字変換ソフトの学習内容が異なる

  などの問題に直面することが多々あります。こうした問
  題を解決する一つの方法として、デュアルディスプレイ
  があります。これは、ノートPCにモニタ接続し、接続し
  たモニタを第二の画面として使う機能です。これを利用
  することで、ウィンドウを切り替える手間が減るため、
  作業効率が飛躍的に向上します。


2.「U3」対応のUSBメモリを持ち歩く

   完全に1台のPCですべてを済ませることができれば理
  想的ですが、実際は難しいものです。そこで「U3」を利
  用することで、仕様に沿ったアプリケーションであれば
  USBメモリから起動することができます。これを用いる
  ことで、同期を取ることや、PC間の整合性を保つ煩わし
  さが解消でき、時間の無駄を減らすことができます。

  U3    http://www.sandisk.co.jp/tk_u3_micro.html


3.「デスクトップ検索」を使いこなす


   「googleデスクトップ」に代表されるデスクトップ検
  索
を利用することで、PC内にあるファイルだけでなく、
  送受信したメールや閲覧したページなどの検索が素早く
  行えるようになります。利用することで、無駄な時間を
  減らすことが可能になります。
   また、テキストファイルでgrep機能が利用できるエデ
  ィタなどを用いると特定の文字列を検索することができ
  るので活用するものよいでしょう。


4.「お気に入り」を1つにまとめる方法

   ブックマークをまとめる方法として、「RSS」と「ウェ
  ブスクラップ
」があります。
   「RSS」でウェブサイトの更新情報をまとめ、ウェブペ
  ージをスクラップすることで効率的にまとめることが可
  能となるでしょう。ウェブスクラップを行うツールとして
  「あとで読む」というオンラインツールを用いたり、ある
  いは、「紙copi」というソフトなどを活用するのも一つ
  の方法です。

  あとで読む   http://atode.cc/
紙copi http://www.kamilabo.jp/   


5.メモはメールを使って記録する

   仕事をしながら、ふと思いついたことをメモすることは
  多々ありますが、手近にある紙片や付箋に書くと紛失する
  危険があるだけでなく、後でそれらを整理するという新た
  な作業を生み出すことになります。
   そこで、メモを自分宛てのメールとして記録するという
  方法を用いるとよいでしょう。これにより、全てのメモを
  受信箱に集めておくことができます。「やるべきことは例
  外なくここに書いてある」という安心感
は、目の前にある
  仕事に集中するうえで大きな助けとなるでしょう。
   更に、メモの内容に応じていくつかのメールアドレスを
  決めておき
、そのアドレス宛に送るようにするとより簡単
  に整理ができるようになります。


6.自分なりの書類整理法を見つける

   世の中には整理法の書物が沢山あります。そして、それ
  らを参考にすることは大変効果的ですが、どれほど優れた
  整理法であっても、発案者が発案した通りのやり方を踏襲
  しなけれればならないということはありません。自分の性
  格や仕事状況に沿ったアレンジを行ってみましょう。

   ウォール・ストリート・ジャーナル紙によると、整理さ
  れていないファイルから書類を探すために、年平均6週間
  を無駄にしている
そうです。上手な書類整理法を活用すれ
  ば、それだけの時間が節約できるのです。


7.仕事の流れを「一本化」するには?

   どんなに忙しくても、

  ・やるべきタスクを漏れなくリストアップする
  ・優先順位や締め切りに従って1列に並べる
  ・上から順番に一つも飛ばすことなく片付けていく


  という3ステップを踏んでいれば、いつか必ず終わります。
   つまり、仕事を始める前に「今日のタスクリスト」のよ
  うな箇条書きの一覧を作ったら、取り掛かる順番も決めて
  おくわけです。こうして、1日のスケジュールの「流れ」
  が一本になれば、迷うことなく仕事を進めることができます。
   とはいえ、不確定要素が多すぎて、1日のスケジュール
  が決められないこともあります。このような場合は、午前
  中の「流れ」だけでも仮に作ります。こうすることで、午
  前中に仕事をしながら、タスクを”掘り出す”ことができ
  る
ので、昼の段階で改めて午後の「流れ」を描くようにす
  るとよいでしょう。


8.理想的なタスクリストの管理

   特別な努力を払わない限り、タスクリストというのは
  思ったよりも、あちこちに分散するものです。分散した
  リストを一つにまとめる便利なものは、恐らく存在しま
  せん。しかしだからこそ、少なくともタスクリストを減
  らそうと努力すべき
なのです。
posted by sug at 20:09| Comment(0) | TrackBack(0) | スピードハックス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2007年06月25日

スピードハックス 第5章

第5章 自分の今の仕事環境をテコにする


いくら運転技術が高くても、砂利道では思うようにスピード
を上げることはできません。
仕事の種類に応じてそれぞれに適した環境に身を置くことが
スピードアップのカギです。


1.環境を変えて「○○モード」を作りだす

   「仕事モード」や「飲み会モード」など、モードは身
  の回りでも良く使われている言葉だと思います。自分で
  意図的にある特定のモードに切り替えることも出来ます
  が、多くの場合、環境(あるいは状況)の力を借りて切
  り替えを行っています。
「やる気の起きない」モードに
  なってしまった場合、打破するための対策として2つの
  方法が挙げられます。

  ・自分の置かれている状況を冷静に考えてみる
  ・目の前の、進んでいない仕事が終わらなかったらどう
   なるかを具体的に想像する

  
   また、身を置く環境を変えることはモードの切り替え
  に有効です。
   特定の環境や状況とモードが手を結ぶ機会が増えると
  それは習慣となっていきます。



2.カフェで仕事をする

   オフィスにいると様々な介入が入り、やむを得ず作業
  を中断させられてしまいます。そこで、カフェなどの
  入されない場所を利用するのも一つの手段です。
こうす
  ることで、

  ・やろうと思っている仕事に必要な資料だけしか手元に
   ないので、今すべき作業に集中できる
  ・電源を使わず、バッテリーでノートPCを稼動させるこ
   とで、バッテリーが切れる前に作業を終えてしまおう
   というポジティブなプレッシャーが得られる


  などのメリットがあります。


3.脳内の”ご褒美の記憶”を利用する

   脳内の”掟”というのは、刷り込みされた記憶が条件
  反射と化してしまったようなものです。これを、できれ
  ば仕事をスピーディーに処理してしまうように役立てま
  しょうというのが、この方法です。
   例として、100マスの方眼紙に、1ページ終わるた
  びにマスを塗りつぶしていくという方法があります。ル
  ールを決めてご褒美をエサにして煽ることも有効です。


4.「自分は仕事が速い」と自己暗示をかける

   心理学用語に「ヴェルテン法」というものがあります。
   これは、前向きなことばかり書いた紙を5分間黙読し
  た人は5分後に明るい気持ちになり、後ろ向きなことばか
  り同じく5分間黙読した人は暗い気持ちになるというもの
  です。
   ヴェルテン法を仕事のスピードアップに活用するなら、
  自分がどのような場面で、仕事を素早くこなすことができ
  たか、思い出せる限りのことを、筋道立てて、もっともら
  しく書き出しましょう。



5.「あなたは仕事が速い」と他人に評価してもらう

   自己暗示よりもっと強力な「他者による評価」を活用し
  て、仕事のスピードを自分に変えていきましょう。
   「バーナム効果」という心理効果を利用します。これは
  スピリチュアルなものに「はまる」心理を説明する際に持
  ち出される理論で、誰にでも当てはまる一般的な性格描写
  を、自分だけに当てはまるものだと思ってしまう心理効果

  のことです。
   この心理効果を、仕事のスピードをアップするために利
  用するには、「自分は仕事が速いよ」などと吹聴して回る
  ことです。実際に立ち振る舞うようになり、自分自身でも
  思い込むことができるようになります。


6.「雨の日にしかできないリスト」をつくっておく

   雨の日は行動に制約を受け、様々な負担も増えます。
   とはいえ、「いつもと違う」という状況には必ず1つや
  2つ「いつもと違うことが出来る」という可能性があるもの
  です。そこで、「雨の日しか出来ないことリスト」を予め作
  るとよいでしょう。特に締め切りは無いものの、いつかはや
  りたいと思っているタスクをリストアップすることで、憂鬱
  な気持ちを「よし、今日はあれをやろう」という前向きな気
  持ちに切り替えることが出来ます。
   こうすることを習慣付けることで、不快と思うことを「
  の不快さを再発させないようにするにはどうすればよいか

  という質問に転換でき、例外状況に対応できる力を養います


7.1つの作業を終えたら一旦席を離れる


   時間には「表の時間」と「裏の時間」があります。
   「表の時間」は、意識して活用している時間です。
   「裏の時間」は、その逆で、無意識のうちに流れ去ってい
  く時間です。
   「裏の時間」とは、一つの作業に取り組んだ後に訪れる開
  放感に満ちた時間が例として挙げられます。しかし、このわ
  ずかな「裏の時間」には、「表の時間」にはなしえない力が
  隠れています。
   これを活用する方法として、一つの仕事を終えたら、特に
  疲れていなくても、次の仕事に取り掛かる前に一旦席を離れ
  て休憩する
ことが挙げられます。こうすることにより、自分
  の仕事を客観的に振り返りやすくなり
、色々なアイディアが
  浮かんできたりします。


8.「寝かす時間」を意識して挟み込む

   仕事の間隔に「寝かす」時間を入れることで、一気に考え
  た場合には思いつけなかったようなアイディア
が浮かびあが
  り、仕事に盛り込むことができるようになります。仮にトー
  タルでは、同じ時間がかかっていたとしても、「寝かす」時
  間の活用によって、アウトプットの質が大きく変わることが
  あります。
すなわち、目に見える中間成果物を明確にして、
  一つ一つ確認しながら進める
ようにすると、結果としてその
  仕事をよい成果として終えることが可能となります。
posted by sug at 21:58| Comment(0) | TrackBack(0) | スピードハックス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2007年06月24日

スピードハックス 第4章

第4章 作業の時間をスライスして管理する


長時間一定のスピードで走り続ける場合と、限られた時間に
決められた距離を走る場合とでは当然走り方が変わってきます。
目的に応じて、時間を有効に活用する方法、そしてスピードを
コントロールする方法について触れます


1.1日の複数のセクションに分ける

   1日という時間は一度に把握するには手に余るサイズと
  いえます。そこで、1日をいくつかのセクションに分けて
  セクションごとに時間を捉えるようにします。そうするこ
  とで、まとまった大きな時間ではなく、ある程度見通しの
  付けやすい単位で時間を把握することが出来るでしょう。



2.似た作業はまとめて同じ時間帯にこなす

   やるべきタスクを眺めたとき、似たようなタスクはグル
  ープ化してしまうことが有効です。ここでいうグループ化
  の基準は案件別ではなく、やるべき作業が似ているかどう
  かです。作業内容が似ていれば、一緒に処理してしまうこ
  とで、一つのグループに属する作業を進めている間は、一
  定の頭の使い方をしていれば済むようになります。



3.「小さな締め切り」を設定する

   あるタスクの締め切り時間を見積もって、実際に行動し
  たところ、予定の時間を越えてしまう場合があります。
   そこで、第1章で紹介したように小さな作業に分割して
  それぞれの作業ごとの所要時間を明らかにします。いわば
  大きな締め切りを小さな締め切りの集まりに変えるわけです。
  そうすることにより、遅れの原因を把握し具体的な対策を
  打つことが可能になります。


4.「キッチンタイマー」をセットする

   「タイムを計られている」感覚は、「やる気」に火をつ
  けるのに役立ちます。
このやり方により、無駄な時間を費
  やすことは、なんとしても控えようという気になりますし
  更に「完璧に仕上げたい」をいう完璧主義をあっさり退け
  る気持ちにもなります。


5.オンラインで作業記録をつける

   「時間を計られている」というリアリティを実感するた
  めに、オンラインでリアルタイムに監視されるようなツー
  ルを用いると有効です。オンラインで作業記録をつけるツ
  ールとして、「Slim Timer」というツールをここでは紹介
  します。これは、
 
  ・時間がリアルタイムで計測されている感じがする
  ・計り終わったら、すぐに消費時間を表にしてくれる


  というメリットがあります。


     Slim Timer    http://www.slimtimer.com



6.作業記録から”反省”してみる

   人間はコンディションの良し悪しがあり、1日の中でも
  調子の良い時間帯と良くない時間帯という”波”があります。
   そこで、作業記録から自分の波を知り、スケジュールを
  立てる際に、”波”を意識するようにするとよいでしょう

   このような振り返りを習慣として続けていくことで、自分
  の変化を垣間見ることができるようになり、自分にとって最
  適な時間管理術を編み出すことができるでしょう。
posted by sug at 23:43| Comment(2) | TrackBack(1) | スピードハックス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2007年06月23日

スピードハックス 第3章

第3章 スピードアップにつながる「やる気」を引き出す

やるべきことはわかっているのに、アクセルを踏み込むことが
できない、すなわちやる気が起きないこともあるでしょう。
本章ではどうすればやる気を引き出すことができるのか、その
コツやアイデアを紹介します。


1.「懸案事項」をすべて書き出す

   題名通り、「気になることを、すべて書き出す」という
  方法です。これにより、「頭の中が空っぽになり、懸案事
  項を覚えておかずに済んですっきりする
」という効果があ
  ります。例えば、

  ・やらないことにすること
  ・真っ先に処理すること
  ・徐々に処理すること
  ・後に処理すること
  ・いつかやりたいこと

  を中心に書き出すとよいでしょう。一番上の項目は非常に
  大切です。やらないと決めたことは、紙に書き出しただけ
  でタスク完了となるからです。


2.やると決めたことは他人に表明する

   表明すると、やらない場合恥をかくという心理を利用し
  た方法です。同時に、「表明を果たそう」という前向きな
  気持ちも生み出します。


3.完璧主義をやめるといいことがある

   初めから不可能なことを達成しようという希望に基づき
  その気分で完璧さを求めるタスクリストを作っても、難し
  いものです。ですから、細かくもできず、具体的に言い換
  えることもできないような完璧さを求めるタスクは消して
  いきましょう。



4.作業は細分化し、確実にこなしていく

   「拘束に仕事を処理するためには、業務について具体的
  なゴールを詳述することが大事」とは、良く言われていま
  す。理想的なタスクリストとは、眺めたとき処理すべきタ
  スクに、すぐ取りかかれるリストです。いつまでも残って
  いるタスクを、もっと具体的で取り組みやすいタスクに分
  解して
いきましょう。


5.タスクの名前を変えてみる

   タスクリストを作成しても、先送りしてしまったら書き
  込まないのと同じです。そこで、「タスクの名前を実態に
  合わせて付け直す
」という方法を使うと効果的です。
  具体的には、以下のようになります。

  ・実態に合わせた名前にする
  ・定期的に名前の妥当性をチェックする
  ・自分のやる気を盛り上げるような要素を盛り込む



6.「消す喜び」という報酬

   自分で自分に報酬を用意することはよく使われますが、
  なかなか本気で望むことができないところです。そこで
  あれこれ工夫を凝らして自分にご褒美を用意するより、
  「消す喜び」を実感するように心がけると効果的です。


7.やらないことは「消して」しまおう

   初めから本当はやらないつもりのタスクは、「絶対に」
  書き入れないようにしましょう。書き入れる”安心帳”化
  してしまうと、タスクリストとしての機能が失われてしま
  います。
それでも、タスクリストに常連タスクが残ってし
  まったら、

  ・やる気が足りないのか?
  ・時間不足なのか?
  ・お金が足りてないのか?
  ・前提となる準備がまだなされていない?
  ・そもそもそれをやる気がないのか?
  
  などを考えましょう。5番目に該当するならすぐに消して
  いきましょう。


8.お気に入りの「仕事術の本」を読む

   仕事のさばき方やスピードアップのコツを本から得る
  のもよいことですが、時には「やる気」に火をつける為
  に「言葉の力」を借りることも有効です。


9.マンネリ化した仕事は、「やり方」を変えてみる

   やる気の起きない原因は主に

  ・人生に漠たる不安を抱いている
  ・とくに不安がある訳ではないが、何となく気分が乗らない

  が考えれます。後者の場合、やろうとしている仕事がマンネ
  リ化しているからでしょう。こうしたときは、同じ仕事であ
  っても「他にやり方はないだろうか?」「普段かかっている
  時間の半分でやり終えるにはどうすればいいか?」
などのチ
  ャレンジを自分に課すとよいでしょう。
posted by sug at 18:20| Comment(0) | TrackBack(0) | スピードハックス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2007年06月22日

スピードハックス 第2章

第2章 「段取り」を決めてスピードを上げる

エンジンをかけてから発信するまでの時間を短くするという
アプローチでスピードアップを図ります。
仕事を前に進めるためには、何をどのようにすればよいかの
手順を明らかにします。


1.作業の内容によって段取りは異なる

   仕事には、「段取り」と「実行」という2段階があり
  ます。それぞれは独立したものであり、この2つを一緒
  にしてしまうと、あれこれ考えながら進めることになり
  行きつ戻りつの作業が増えて時間が余分にかかります。
  そこでまず「やったことがある作業」と「やったことの
  ない作業」の2つに分けて考えます。

  「やったことがある作業」
    定期的に繰り返される作業であれば、手順をマニュ
    アル化すると毎回段取りを考える手間が省けます。
    わかり切ったことであっても、頭の外に書き出して
    おくことによって
    ・ど忘れや記憶違いのリスクを軽減できる
    ・別の人にやってもらうときの引継ぎがスムーズ
    というメリットがあります。

  「やったことのない作業」
    すぐに最適な手順を組み立てることは容易ではない
    ので、想像の範囲で手順を考えて、それに従ってみ
    ます。もし途中で誤りに気づいたり、効率の悪さを
    感じたら、一旦手を止めて手順に戻って段取りを考
    え直してみるようにします。


2.”洗い出しメモ”から始める
    
    「タスクリスト」にやるべきことを書き連ねても、
   それぞれのタスクが漠然とした名前になっていると
   内容を忘れたり、思いだすのに時間がかかるという
   余計な手間がかかります。
    そこで、タスクリストは見てすぐに作業内容をイ
   メージできるように、具体的に書くようにします。
   そのためには、どんな作業があるのかを先に洗い出
   しておく必要があります。とにかく思いついたこと
   を洗い出してどんどん紙などに書いていくことで、
   そこから芋づる式に具体的な作業を引き出すことが
   できます



3.「集中タスク」と「分散タスク」を並記する
   
    仕事には、集中して取り組みたい仕事(集中タスク)
   と、集中力が途切れたときに一気に片付けたい仕事
   (分散タスク)の2種類があります。
    問題は、「集中タスク」に集中するあまり、「分散
   タスク」の期限が忘れがちになることです。
    そこで、予めこの2種類のタスクが交互に並ぶよう
   にスケジュールを組んでおきます
。こうすることで、
   分散タスクが、次の集中タスクのための頭のインター
   バルとなり
時間を有効に活用できるようになります。


4.作業時間は「分単位で」見積もる

   スケジュールを立てる上で、やるべきことを明らかにす
  るだけでなく、それぞれについてどれ位の時間がかかるか
  を見積もっておくことが大切です。
   このとき、1つの作業に対する見積もりが1時間を超え
  るようであれば、その目算は大きく外れる可能性が高くな
  ります。
   そこで、1時間以上かかるような作業がある場合は、よ
  り小さな作業に分解して、それぞれについて5〜30分程
  度の幅で時間を割り当てるようにします。
そうすることで
  作業全体の現実的な見積もり時間となります。この方法で

  ・やるべきことが明確になる
  ・達成感が何度も味わえる
  ・進捗状況が明確に分かる
  ・あとどれ位の時間で終わるかが分かる


  というメリットがあります。


5.「未来の作業」のために作業記録をつける

    「段取り」が未来の作業設計図であるとすれば、
   「作業記録」は過去の作業実績表ということになり
   ます。作業記録は、自分の外で起きている現実を切
   り取って手元に固定化させたものです。これがその
   まま段取りを描くための材料となります。
    作業記録をとる最低限の要素として

   ・作業した日
   ・作業名(簡潔に)
   ・作業の詳細(何をどのように行ったか)
   ・所要時間

   が挙げられます。中でも、所要時間がカギになりま
   す。対策の効き目が時間短縮で確認することができ
   るからです。


6.時間の計測は感覚に頼らない

   人の心の中の時計は、「出来事時間」という独自の
  法則があります。つまり、出来事の数と見積もり時間
  に相関があると思い込んでしまうことです。
   つまり、客観的に自分の作業時間を見積もる必要が
  あるということです。


7.時間を正確に計測することのメリット

   客観的に自分の進め方を知るということは、いわば
  ”鳥の視点”で自分の歩みを眺めることになり、仕事
  に対する自身が強化されます。
   又、時間を正確に計測することにより自分の時間を
  把握できるようになり、ストレスが軽減されます。


8.日頃から「ちょっとしたリスト」を更新する

   日常生活の中で、不定期ながら繰り返し登場する
  「ちょっとした記憶を要求する知識」というのは、思
  い出せる手段を持っていれば話が早く、無ければ奇妙
  に時間を奪います。ちょっとしたリストをつくること
  で時間が大いに節約されます。
posted by sug at 21:05| Comment(0) | TrackBack(0) | スピードハックス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2007年06月21日

スピードハックス 第1章

第1章 まず「取りかかる」気持ちを起こす

仕事のスピードをアップさせるうえでも、まず動き出さなければ
始まりません。そこで、とにかく走り始めるための方法を挙げて
いきます。


1. タスクリストで「後回り」を回避

   日々の仕事をスピーディーに片付けていくうえで欠かすこ
  とのできないツールが「タスクリスト」です。
   しかし、何らかの理由で後回しにしてしまうと、処理され
  ずいつまでも残ってしまいがちです。後回しにしてしまう理
  由として

  ・時間がかかりそう     ・手順がややこしそう
  ・作業内容がよく分からない ・今日やらなくても支障はない

  が挙げられます。
   後回しを防ぐためには、次に挙げる処置が有効です。

  (1) 時間がかかりそうであれば、もう少し小さな単位の作業

    に分ける
  (2) 手順がややこしそうであれば、手順ごとに作業を分ける
  (3) 作業内容がよく分からないのであれば、タスクの名前を
    適切なものに変える
  (4) 今日やらなくても支障が無い場合でも、今日のうちにで
    きる作業がないかを確認する


2.整理は「最新のもの」からでいい

   整理が苦手というほど「完璧主義」であることが少なくな
  いようです。完璧さを避けるためでも整理と仕事のスピード
  がアップします。その方法の一つとして、最新側から整理を
  するということが挙げられます。なぜならば、新しい物ほど
  見つけやすく、記憶に残っているため処理しやすいから
です。


3.とりあえず「5分だけ」やってみる

   仕事は大まかに分けて「すぐに終わる仕事」と「それなり
  の時間を要する仕事」の2種類があります。
   「それなりの時間を要する仕事」とは、事前にアウトライ
  ンや段取りを考える必要のある仕事を言います。
   この仕事の対策として、5分だけ考えておくという方法が
  あります。5分間ずつ仕事の内容をざっと確認し、どのよう
  な作業が必要になりそうかを見渡すようにします。こうする
  ことで、それぞれの仕事の”輪郭”がはっきりして、仕事に
  手が付けやすくなります。


4.「途中経過」はこまめに報告し合う

   先送りしがちな仕事は細かく分けるとよい、と先に述べま
  したが、場合によっては有効でないときがあります。例えば
  分割した仕事が相互に依存しあっている場合が挙げられます。
   そうした仕事において重要になるのが、”管制塔”の役割
  だと考えられます。そこで、行っている途中の段階から、自
  分が意図していることがきちんと伝わっているかを繰り返し
  チェックしてもらう
とよいでしょう。

5.いつでも「元に戻せる」ことの必要性

   何かをやってしまってから、容易に元に戻せる場合と戻せ
  ない場合とでは、仕事にかかる時間が全く違ってきます。
   しかし、元に戻せなくなることを恐れて及び腰でいては、
  仕事のスピードアップは望めません。よって、元に戻すのが
  どれくらい容易であるかを基準に評価するとよいでしょう。


6.「依頼」をスムーズにするメモ作り

   仕事には、自分一人で完結できるものと、他の人の助けを
  借りながら共同で進めるものとに分けられます。
   後者の場合、助けを借りるには依頼をする必要があります。
   その際、相手にどのようなことをして欲しいのかを明確に
  伝える必要がありますが、スピーディーに仕事を進めるうえ
  ではこの依頼のやり方の巧拙がカギとなります。
   依頼をする際のポイントとして、

  (1) 依頼のタイミングを早くする
     (一人で進められるタスクは後回し)
  (2) 依頼の内容を明確にする
  (3) 相手に心の準備をしてもらう

  が挙げられます。そのため、相手の視点に立って、「何を、
  いつまでに、どのように」という外枠を盛り込むメモを作る
  と有効です。


7.常連タスクは「チェック済み」にしてしまう

   常連タスクとは、長い期間後回しにしてしまう仕事のこと
  です。これに取り掛かるために、常連タスクをチェック済み
  にして、「やり終えた」ことにしてしまう方法があります。
   これにより、「チェックが付いているのに、実際には完了し
  ていない」という不協和を認知し
、解消させたいという意欲
  を生み出します。

8.取り掛かりさえずればやる気がわく!?

   脳の仕組み上、やる気が先に出て何かに夢中になるという
  より、何かに夢中になることで快感を覚えるからやる気がで
  るようです。(詳細な仕組みは本を参照してください)
posted by sug at 19:06| Comment(0) | TrackBack(0) | スピードハックス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2007年06月20日

現在読み進め中...

現在読み進めている本は、

・スピードハックス 仕事のスピードをいきなり3倍にする技術
 (大橋悦夫、佐々木正悟著、日本実業出版社)

です。まとまり次第、記事の追加を行っていく予定です。


何かお勧めの本がございましたら、紹介お願いいたします。 m(_ _)m
posted by sug at 18:43| Comment(0) | TrackBack(0) | 日記 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

マッキンゼー流 図解の技術 Section2,3,4

Section2ではSection1の具体的な実践例、Section3ではチャ
ートのテンプレート集となっており、ブログに書ききれないため
省略させて頂きます。


Section4 チャートをスクリーンでみせる

この章では、どのようにすれば効果的にオン・スクリーンプレゼン
テーションのために資料をデザインできるかという内容を挙げている

<読みやすくするための工夫>
・メッセージに影響が無ければ、数値を切り上げる。又は、小数点以
 下を切り捨てる。(正確な数値は口頭で伝達できるので)
・各々のバーの端やコラムの中に数値をふるのではなく、チャートに
 ある尺度を活用する。
・語句の代わりに記号を使う。(例:ドル→$、パーセント→%)
・可能であれば、混乱を招かない程度に略語を用いる。
・言葉の編集(短くカットする)
・脚注は削除する。(言いたいことがあれば口頭で)
・出典を省略する。(配布資料などに記載すればOK)

<単純にした方が良くなるケース>
・余分な尺度などを削除する
・数値を省略し、尺度のみ残す
・分かりやすい順番に並べる(例:数値の大きい順)

<枚数を多くした方がよいケース>
・「スライド1枚に5つのアイデアを盛り込む時間は、スライド
  5枚のそれぞれにアイデアを1つ盛り込むのと全く同じである」

2007年06月18日

マッキンゼー流 図解の技術 Section1

マッキンゼー流 図解の技術 Section1

今日から「マッキンゼー流 図解の技術」のメモ書きを進めて
行きたいと思います。


Section1 チャートを選ぶ

チャートの基本形は

・パイチャート
・バーチャート
・コラムチャート
・ラインチャート
・ドットチャート

となる。問題となるのは、「どれを選択するか」ということに
なる。チャートの作成工程は次の3ステップで行われる。

<ステップA> あなたのメッセージを決める(dataからmessageへ)
  チャートを決定づけるのはデータ自体でなく、自分が何を示した
 いのか、どのような特定のポイントを強調したいのかに尽きる。
  つまり、見る人が発表者の強調したいデータの捉え方に焦点を絞
 ってくれるように仕向けることが重要となる。


<ステップB> 比較方法を見極める (messageから比較方法へ)
  データの中で強調したいどんな点も次の5つの基本比較法のいず
 れかに必ず行き着く。
  
  1.コンポーネント比較法
    メッセージにシェア、全体に対するパーセンテージなどの
   語句が入っているときに用いる
  
  2.アイテム比較法
    物事(アイテム)の順位を比較したい場合に活用される。
    「より大きい」「より小さい」「等しい」などの語句が
    アイテム比較法の手掛かりとなる

  3.時系列比較法
    期間内にどう変化しているか、増加しているか、減少して
   いるか、変動しているか、安定しているかという点に注目し
   ている。
   「変化」「成長」「上昇」「下落」「増加」「減少」などの
   語句が手掛かりとなる

  4.頻度分布比較法
    連続的な数値レンジ内にアイテムの中のいくつが該当する
   かということに注目している。
  
  5.相関比較法
    2つの変数の関係が通常予測するパターンに従っている、
   又は従っていないかを示す。
    「〜に関連して」「〜に従って増加する」「〜に従って変化
   する」などの語句が、活用の手掛かりとなる


<ステップC> チャートフォームを選択する (比較方法からchartへ)

ステップCでは、適切なチャート形式と比較方法の組み合わせ方を
挙げている。

1.コンポーネント比較法
   パイチャートで最適に表すことができる。このとき一般原則
  として6個を超えないように配慮する。最も重要な構成要素を
  5つ選び、残りは「その他」としてグループ化すると良い。
   人間の目は、時計回りの動きに慣れているので、最も重要な
  セグメントを12時から始まる位置に置く。
   
2.アイテム比較法
   バーチャートで最適に表すことができる。このとき、必ず
  太さより隙間の方を狭くする。数値を明確にする場合、最上
  位にあるバーの上に目盛りをふると良い。バーチャートのバ
  リエーションとして以下に示す。
   ・偏差バーチャート
   ・レンジバーチャート
   ・グループバーチャート
   ・スライド状バーチャート
   ・ペアバーチャート
   ・細分バーチャート

3.時系列比較法
   コラムチャートラインチャートで最適に表すことができる。
   レベルやインパクトの大きさに焦点を絞り、一まとまりの時
  間内に発生・完結する活動データを描くときに、コラムチャー
  トを選択すると良い。
   又、変化の動きや角度に焦点を絞り、持ち越す性質のあるデ
  ータを表すときにラインチャートを選択すると良い。
  
4.頻度分布比較法
   頻度分布を表すには、コラムチャートラインチャートが最
  適です。このとき使用するレンジの広さの設定は、分布パター
  ンを抽出するのに重要です。原則として、グループ数は5〜20
  個程度にとどめた方が望ましい。

5.相関比較法
   ドットチャートバーチャートを活用することが望ましい。
   ドットチャートを用いる場合、メッセージを明らかにする前
  にチャートの読み方について説明したほうが良い。
   バーチャートを用いる場合、プロットするデータ数が少なく
  なければならない。

2007年06月16日

「計画力」を強くする 第6章

第6章 計画をどのように実行するか

"「計画力」をつよくする"の最終章です

どんなにすぐれた計画でも、実際にその通り実行されなければ
意味がありません。優れた計画を作る能力と、それを実行する
能力は車の両輪にようなもので、目的・目標の実現に欠かせま
せん。
本章では、計画の実行段階で心掛けなければならないポイント
を挙げていきます。

計画実行のポイント
1.計画の勘所を押さえる
    組織や世の中は、複雑な要因が関連しあうネットワークを
   構成し、あらゆる物事が互いに関係しあって動いています。
   その動きを"システム"として捉えることが重要です。
    部分と全体の関係を正しく捉えるには、システム・エンジ
   ニアリング的な考えが必要になります。
    システムエンジニアリングとは、システムを構成する各要
   素の相互作用を分析して、インプット、プロセス、フィード
   バック、コントロール、アウトプットなどの機能が、システ
   ム全体として最適化するように設計する手法です。
    又、物事の重要度を見極めることも大切なので注意を払う
   必要があります。

2.計画の人間的側面に配慮する
    計画の実行において、人間関係のネットワークは重要です。
    又、そのネットワークを広げていく必要性もあります。そ
   のため、計画は緻密な程良いとは限りません。

3.段取りと手順を大切にする
    「段取り八分」という言葉があるように、下準備がどれだ
   け適切かで作業の良し悪しが決まり、ひいては計画の成果が
   左右されます。

4.計画の実行をfollow upする
    どんな計画でも実行段階に入ると、色々な修正や変更が必
   要になります。そのために、計画とのズレを定期的にチェッ
   クして、そのままで進むと計画の最終段階がどのようになる
   かを予想しなければなりません。
    こうした計画の実行管理のことをフォローアップと呼ばれ
   ます。フォローアップの基本的な考えとして次の3原則が挙
   げられます。
   
    (1)現状を正しく捉える
     組織を通して上がってくる計画の現状についての情報は
    数値情報を含めてデフォルメされていることが多い。従っ
    て、計画の実行段階では、本当に役立つ情報をいかにして
    集めるかが重要な課題となります。

    (2)将来を見通す
     計画の現状を把握できたら、次に、このまま計画を進め
    ると将来どうなるかを予測する必要があります。
     よって、現状を将来へ投影して、適切に見通さなければ
    なりません。そのため、計画からのズレが微調整で済む範
    囲内のものかどうか見極めることです。
   (例:悲観値、最可能値[第4章参照]などを用いてグラフ化
    する)
   
    (3)思い切った軌道修正をする
     計画が始まってからの変更や修正は大変なエネルギーが
    いるので、想像以上に思い切った行動を取らないとそのま
    まずるずると行ってしまいやすい
posted by sug at 17:36| Comment(0) | TrackBack(1) | 「計画力」を強くする | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

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