2007年06月30日

スピードハックス 第9章

第9章 とにかく「ゴール」までたどり着く

本章で「スピードハックス」の最終章です。

早いうちにコース全体を見通し、どのように走るかを考える
ことに時間を使うようにします。
先が見えないからといって、おそるおそる走っていたのでは
スピードは上がりません。
仕事においても、とにかく一通り最後まで終えてしまうこと
で、「2周目以降」を速くかつ楽に走れるようにします。


1.”未完成”でも提出してしまう

   締め切り間際になって慌てて取り掛かると、とても不
  利な立場に陥ることがあります。つまり、手をつけるタ
  イミングが遅れれば遅れるほど打開策の選択肢がどんど
  ん減っていくわけです。この状態は以下の2つの矛盾し
  た要求が拮抗しているために起こると考えられます。

  ・どこから手をつけたらよいのかが分からない
  ・一気に仕上げようとしている


   これらのループから抜け出すためには、仕事をいくつ
  かの段階に分けて、一気に仕上げようとする気勢をそぐ

  ことです。これに加え、仕事の依頼主とのコミュニケー
  ションの頻度を増やすこと
も有効です。話しあう機会が
  多いほど、お互いの思いや考えがあらわになるからです。
   話し合うためには、その「たたき台」となるものが必
  要になります。途中の段階で、その時点で作成している
  未完成品を確認してもらうことで、相手から安心感、あ
  るいは改善のためのアイデアを引き出すことができるで
  しょう
。こうすることで、スピードアップとクオリティ
  アップを同時に実現することができるわけです。


2.あえて間違いのある選択肢をつくる

   1の方法などを行うことで、コミュニケーションがス
  ムーズにとれてしまうと、そのことで安心して、お互い
  が思った以上に「わかったつもり」になりがちです
。そ
  の結果、最後になって、大幅な手戻り作業を生み出すこ
  とになりかねません。
   こうしたことを防ぐためには、「わかったつもりにな
  っていないか」を確かめるステップを仕事の段取りの中
  に含めるようにするとよい
でしょう。具体的には、複数
  の案を用意して、その中から相手の希望に近いものを選
  んでもらうこと
です。つまり、「これは明らかに違うだ
  ろう」というような選択肢もあえて入れておくことで、
  相手が判断しやすくなると同時に、自分の判断自体が思
  い込みによる勘違いである可能性を排除することができ
  ます。


3.「仕上げるための準備の仕事」を積極的にこなそう

   取り組んでいる仕事のゴールは、明確に分かっていて
  も、そこに至るためのルートが険しければ、なかなか前
  に進むことが出来ません。
   「仕上げる」という観点から考えると、仕事は、

  ・完全に仕上げる仕事
  ・仕上げるための準備の仕事

  
  に分けることができます。このうち、「完全に仕上げる
  仕事」は、困難であることを理由に先送りされやすくな
  ります。そこで、後で自分自身を苦しめないように「完
  全に仕上げる仕事」を切り崩していき、すぐ攻略できそ
  うな「仕上げるための準備の仕事」の集まりに分けてい
  く
ようにします。
   つまり、仕事を「完了させる」ことから「次の小さな
  仕事に引き継いでいくこと」に変える
のです。仕事は完
  了させなければならないものですが、それを「完了させ
  なくてもよい仕事」のように見せかけて、うまく自分の
  やる気を誘い出し、いい意味で自分を騙しながら、気づ
  いていたら完了している、という状態を作るわけです。


4.「小さなゴール」のたびに”マス目”を塗りつぶす

   たとえ、大きな仕事を小さなゴールに分けていても、
  全体としてどこまで進んでいるかが分からなければ、
  やはり不安を覚えるものです。あるいは、慣れてくる
  と小さなゴールに分けただけで安心してしまい、目的
  である最終的なゴールがすり替ってしまうこともある
  でしょう。
   そこで、今度は小さく分けた一つ一つのゴールをク
  リアしていく喜びをあらかじめ仕込んでおく
ようにし
  ます。具体的には、小さく分けた作業の難易度や想定
  時間を見込んで、ノートに白いマスを書いておきます

  マスの数は、作業の負荷や所要時間に合わせて増減さ
  せます。多いほどその作業は手間がかかることが視覚
  的にわかるようになるわけです。
   1つの作業が終わるたびにマスを塗りつぶしていく
  ことで、仕事が確実に消化できている、という実感と
  達成感が得られます



5.時間管理が効果を上げる要件

   アメリカの社会心理学者、エイブラハム・テッサー
  の研究によると、「時間管理において、最も大切なこ
  とは、自分は時間管理がちゃんとできていると感じる
  ことだ
」と述べています。
   もう一つ「計画を立てること」について、大事なポ
  イントがあります。一般に、作業計画を立てることは
  仕事の生産性を高めます。しかし、計画立てることで
  仕事の生産性を向上させるために、仕事に対する「態
  度」がポジティブ
でないとだめだと、テッサーは指摘
  しています。以上をまとめると、
 
  ・時間を管理できているという実感を持つことが、仕
   事の生産性を高める

  ・仕事や勉強への動機付けが高い人だけが、作業計画
   を立てる恩恵にあずかれる

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2007年06月28日

スピードハックス 第8章

第8章 「アイドルタイム」(待ち時間)を減らす


途中停車を繰り返していれば、なかなかスピードは上がりま
せんが、途中停車が必要なことがあります。
例えば、ハイスピードを維持しながら長く走り続けるために
はピットインが欠かせません。
仕事におけるピットインは休憩です。この休憩時間には、ま
だ活用の余地があります。


1.「考える作業」と「手を動かす作業」を分ける

   仕事は「考える作業」と「手を動かす作業」の2種類
  に分けられます。これらを同時にやろうとするとスピー
  ドが落ちます。私たちの身の回りには、目の前にやるべ
  き仕事があることはわかっていても、必要な材料が揃っ
  ているかどうかが一目で分からなくなっていることが多
  いです。
   つまり、手を動かし始める前に、必要な材料を揃える
  ための考える時間が必要
なのです。そして、考えた結果
  は、目に見える場所に書き出して
おきます。こうするこ
  とで、自分では十分にわかっていたつもりの”材料”で
  あっても、一度言葉や図にしてアウトプットし、可能で
  あれば自分以外の人に見てもらうことで、初めてそれが
  本当に目的の仕事の”材料”として使えるかどうかが見
  えてきます。


2.メールを読み書きする時間を決める

   思いついたときにすぐに送ることができるメールは、
  仕事のスピードを飛躍的に向上させた反面、誰かの思い
  つきで送信される形でメールや多人数が参加するメーリ
  ングリストなどの、本来自分が時間をかけて読む必要の
  ないメールが増えているというデメリットがあります。
   ある調査会社によると、1日にして合計して2.1時
  間は何らかの原因で業務が中断している
という結果が判
  明しています。
   対策としては、一定時間ごとに新着メールを自動的に
  チェックする機能をオフにし、代わりに1日2回ないし
  3回程度、メールを読み書きするための時間を確保して
  それ以外は出来る限りみないようにする
とよいでしょう


3.10分やったら2分休む、1時間やったら30分流す

   昼夜問わず一定のスピードで働き続けることができる
  機械とは違い、人間は適度なタイミングで休息を取りな
  がらの方が、仕事のスピードを維持しやすくなります。
   「メンタル・タフネス」(ジム・レーヤー著)による
  と、ストレスは次の4種類に分けられます。

  ・オーバートレーニング(過剰ストレス)
  ・タフネストレーニング(順応性ストレス)
  ・メンテナンストレーニング(持続ストレス)
  ・アンダートレーニング(不足ストレス)

   そこで、自分にとって最適な負荷を見極められる方法
  を2つ紹介します。
   1つ目は、比較的単純な作業を大量に抱えている場合
  に有効な「10分やったら2分休む」という方法です。
   2つ目は、もう少しサイズの大きな仕事に向いている
  「1時間やったら30分流す」という方法です。最初の1
  時間で集中して片付けたい仕事を行い、次の30分はメー
  ルチェックや書類整理などのリラックスしながらでもで
  きる仕事で頭を休めるようにします。
   いずれの方法も、自分の身体のリズムに合わせて”カ
  スタマイズ”させることで、より効果が得られるでしょう


4.「小さな負荷」を繰り返し経験する

   ・休憩所付近でたむろしている社員
   ・1日1回だけ休憩をし、残りを仕事に取り掛かる社員
   ・1時間ごとに休憩しながら、仕事に取り掛かる社員
  
   この3人の中で、もっとも効率的な働き方をしてい
  る社員は誰でしょうか?
   一見落ち着きが無いようにみえる3番目の社員が、実は
  最も効率的であるといえます。なぜなら、仕事からストレ
  スを受けてはいますが、それが大きくならないうちにさっ
  さと回復しているからです

   1番目の社員のような働き方をした場合、ストレス耐性
  が下がり、その結果仕事の能力も落ちてしまいます。
   一方、3番目の社員のように根を詰める働き方をしてい
  るとそれだけでストレス過大となり、作業効率の悪化を招
  きます。
   定期的に小さなストレスを繰り返し経験することで、次
  第にストレスに慣れ、より大きなストレスを迎え撃つ準備
  ができる
のです。


5.「うるさい情報」から逃れるためには?

   必要の無い情報が目に入ってくる状況は、一つのことに
  集中する上では大きな障害になりえます。第5章で紹介し
  た「カフェで仕事をする」のように、自分自身を隔離する
  という方法もひとつです。しかし、常にそういう対処法を
  行うわけにもいきません。個人の対処でなく、組織全体に
  視点を広げて対処する
のもまた一つの方法です。
posted by sug at 21:41| Comment(1) | TrackBack(0) | スピードハックス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2007年06月27日

スピードハックス 第7章

第7章 「習慣の力」を最大限に活用する


ギア操作やハンドルさばきなどは、考えなくてもできるくらい
習熟しておくべきでしょう。
仕事においても、こうした基本動作を体に覚え込ませることで
驚くほどのスピードが得られます。


1.とにかく1ヶ月は続けてみる

   最初は覚束なかったことでも、慣れてくるに従って手が
  勝手に動いているかのようにスピーディーにこなせるよう
  になります。人には知識を増やすという側面とは別に、手
  足を動かす側面についての高い学習能力があるため、これ
  までに経験したことの無いよう仕事をすることになったと
  しても、しばらく無我夢中で続けることによって、自転車
  のペダルをこぐようにこなすことが出来るようになるもの
  です。
   それゆえ、自分に向いていないなどと諦める前に、少な
  くとも1ヶ月は続けてみた方がよい
でしょう。大切なこと
  は、自分の手足で確かめてみることです、次章から、人間
  の持つ学習能力や習慣形成の仕組みを「ロボット」という
  概念を用いて解説していきます。


2.脳の中には「ロボット」がある

   心理学でいうところの「自動化」と、小脳の「手続き的
  記憶
」の両方の概念を足し合わせた造語が本章でいう「
  ボット
」と表します。
   「自動化」というのは、私たちが特定の身体運動を繰り
  返し練習することによって、無意識のうちに、非常に高速
  かつ正確に実行できるようになること
を指します。
   これらの「ロボット」と表す機能は、仕事に役立つばか
  りか、仕事のスピードを大いに増してくれることは、いう
  までもなく明らかです。


3.「作業ロボット」の鍛え方

   作業をスピーディーにこなすために、「ロボット」を備
  えつけるのは良い考えなのですが、問題はロボットを備え
  付けることも、ロボットをグレードアップすることも、ど
  ちらも容易ではない点です。
   B・F・スキナーという心理学者が明らかにした、「オペ
  ラント効果
」という心理学的事実があります。スキナーは
  ネズミの欲望を活用することによって、生まれつき持って
  いるわけではない行動パターンをネズミに学習させました。
   それは、有名なネズミのレバー倒し実験です。レバーを
  倒せば餌がもらえるという単純な仕掛けを用意し、その仕
  掛けのあるカゴにネズミを放り込みます。すると、レバー
  を倒すことと餌が出るという関係を把握したかのように、
  何度もレバーを倒すようになります。これが「オペラント
  条件付け」と呼ばれるものです。
   「ロボット」を育てるために、私たち人間も、このオペ
  ラント条件付けの理論を応用すればよいのです。そのとき
  失敗を気にせず、いろいろな手順を試し、繰り返し練習し
  てみることが、確実で早道であるといえるでしょう。



4.「同化」と「調節」

   ジーン・ピアジェという心理学者の発達理論の中に、
  「同化と調節」という面白い概念があります。
   子供が何かを学習していく中で、例として野球を例にと
  れば、「自分にあったバットを使う」ことが「同化」、少
  少重くても長いバットでも素振りを繰り返すなどして自分
  の方を変えていくのが「調節」です。
   「同化と調節」は、ワンセットで、何にするにせよ、片
  方だけということはありません。様々な作業において、両
  方が大きく関わっていることは容易に想像できます。
   仕事のスピードをアップさせるために、どちらを優先す
  べきかという質問に一律の答えを出すのは無理ですが、
  けるとこまでは「同化」で行くことが、余分な時間を費や
  さずに済ませることがコツ
なようです。


5.無駄なロボットは存在しない

   「ロボット」という脳の中の「自動作業処理機械」は、
  この世に現実に存在する機械のロボットと比べ、一際優れ
  た点があります。それは、大変に融通がきく点です。仕事
  には多様な業務があることを考えれば、なるべく応用の利
  く「ロボット」を持っているほど、自分のためには有利だ
  ということがいえるでしょう。
   人間の脳には「海馬」と呼ばれる、とても大事な場所が
  あります。「海馬」の大切な点は、「長期記憶」を形成す
  るのに重要な役割を果たしている
からです。海馬の中のCA3
という部分は、少ない手掛かりからでも、それに深く関わ
  る記憶を手繰り寄せる機能を備えていると考えられます。
   つまり、数少ない手掛かりが現実にありさえすれば、そ
  れを応用することでいろいろな解決策を「思い出す」こと
  ができます



6.仕事を区切れば「注意力」が出る

   ルーチンワークのような分かりきった作業を繰り返すと
  注意力が抑制され、いつしか眠くなってしまうこともあり
  ます。つまり、「ロボット」が未熟であれば作業興奮は増
  しやすく、「ロボット」が成熟するにつれ緊張感が奪われ
  るのです
。「ロボット」に大きなメリットがありますが、
  同時にロボット成熟すればするほど、作業自体に注がれる
  注意力は低下していくのです。
   これに対処する一つの方法として、仕事をはっきりと区
  切ること
があります。そうすることで、退屈なルーチンワ
  ークでもそれなりの注意力を持ってこなすことができるよ
  うになります。


7.他人とともに仕事をしよう

   6で紹介した「仕事の時間を区切る」方法の他にもう一
  つ、仕事に対する「慣れ」への有効な対策があります。
  それは、「他人とともに仕事をする」ことです。
   私たち人間には、他人を高く評価し、他人に強い影響を
  受ける傾向
があります。「やる気」を起こす目的でも、こ
  の性質を活用しようというのが本章で紹介する方法です。
   他人とともに仕事をしていれば、緊張感のレベルは普通
  高くなります
。他人といることで環境を動かせば、「ロボ
  ット」の成熟レベルがどうであれ、私たちの「やる気」を
  変動させることは可能です。この場合、「やる気」を最も
  左右するのが「他人」という環境なのです。


8.「ロボット」がないとどうなるか

   実際、「ロボット」がなくても完全な初心者としては、幅
  広い活動ができます。現実に、私たちは「下位のロボット」
  (生きる行動に利用している)を組み合わせて、何か特定の
  活動を行うための「上位のロボット」を作り活用しています

   しかし、ロボットを「組み上げる」心理的消耗感はかなり
  のものです。つまり、私たち人間は、ある程度着実にこなす
  ことができて(ロボットがないわけではない状態)、しかも
  慣れすぎてはいないこと(ロボットができすぎるわけではな
  い状態)に取り組みたがる傾向にあります。
   この自然な心理にあえて抵抗を試み、全く新しいことに取
  り組んでみるか、ないしは、飽き飽きするようなスピードと
  質を一層高めようと目論む
のもよいでしょう
posted by sug at 21:59| Comment(0) | TrackBack(0) | スピードハックス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2007年06月26日

スピードハックス 第6章

第6章 1つの「原則」を決めて作業中の迷いを断つ


何か気がかりなことがあれば、注意が散漫になります。
よそ見をしていれば、事故の危険があるのはもちろん、そも
そもまっすぐに進むことができません。
目の前の仕事に集中するためにも、まっすぐ前方に目を向け
ることが必要です。


1.作業するPCは”1台”にまとめる

   ノートやデスクトップなど複数のPCを使い分けるのは
  少々面倒です。これにより

  ・最新データがどちらのPCにあるのかが分からなくなる
  ・ウェブブラウザの「ブックマーク」が分散する
  ・特定のアプリケーションがどちらかにしか入っていない
  ・2つのPCの間でOSやアプリケーションのバージョンが異なる
  ・漢字変換ソフトの学習内容が異なる

  などの問題に直面することが多々あります。こうした問
  題を解決する一つの方法として、デュアルディスプレイ
  があります。これは、ノートPCにモニタ接続し、接続し
  たモニタを第二の画面として使う機能です。これを利用
  することで、ウィンドウを切り替える手間が減るため、
  作業効率が飛躍的に向上します。


2.「U3」対応のUSBメモリを持ち歩く

   完全に1台のPCですべてを済ませることができれば理
  想的ですが、実際は難しいものです。そこで「U3」を利
  用することで、仕様に沿ったアプリケーションであれば
  USBメモリから起動することができます。これを用いる
  ことで、同期を取ることや、PC間の整合性を保つ煩わし
  さが解消でき、時間の無駄を減らすことができます。

  U3    http://www.sandisk.co.jp/tk_u3_micro.html


3.「デスクトップ検索」を使いこなす


   「googleデスクトップ」に代表されるデスクトップ検
  索
を利用することで、PC内にあるファイルだけでなく、
  送受信したメールや閲覧したページなどの検索が素早く
  行えるようになります。利用することで、無駄な時間を
  減らすことが可能になります。
   また、テキストファイルでgrep機能が利用できるエデ
  ィタなどを用いると特定の文字列を検索することができ
  るので活用するものよいでしょう。


4.「お気に入り」を1つにまとめる方法

   ブックマークをまとめる方法として、「RSS」と「ウェ
  ブスクラップ
」があります。
   「RSS」でウェブサイトの更新情報をまとめ、ウェブペ
  ージをスクラップすることで効率的にまとめることが可
  能となるでしょう。ウェブスクラップを行うツールとして
  「あとで読む」というオンラインツールを用いたり、ある
  いは、「紙copi」というソフトなどを活用するのも一つ
  の方法です。

  あとで読む   http://atode.cc/
紙copi http://www.kamilabo.jp/   


5.メモはメールを使って記録する

   仕事をしながら、ふと思いついたことをメモすることは
  多々ありますが、手近にある紙片や付箋に書くと紛失する
  危険があるだけでなく、後でそれらを整理するという新た
  な作業を生み出すことになります。
   そこで、メモを自分宛てのメールとして記録するという
  方法を用いるとよいでしょう。これにより、全てのメモを
  受信箱に集めておくことができます。「やるべきことは例
  外なくここに書いてある」という安心感
は、目の前にある
  仕事に集中するうえで大きな助けとなるでしょう。
   更に、メモの内容に応じていくつかのメールアドレスを
  決めておき
、そのアドレス宛に送るようにするとより簡単
  に整理ができるようになります。


6.自分なりの書類整理法を見つける

   世の中には整理法の書物が沢山あります。そして、それ
  らを参考にすることは大変効果的ですが、どれほど優れた
  整理法であっても、発案者が発案した通りのやり方を踏襲
  しなけれればならないということはありません。自分の性
  格や仕事状況に沿ったアレンジを行ってみましょう。

   ウォール・ストリート・ジャーナル紙によると、整理さ
  れていないファイルから書類を探すために、年平均6週間
  を無駄にしている
そうです。上手な書類整理法を活用すれ
  ば、それだけの時間が節約できるのです。


7.仕事の流れを「一本化」するには?

   どんなに忙しくても、

  ・やるべきタスクを漏れなくリストアップする
  ・優先順位や締め切りに従って1列に並べる
  ・上から順番に一つも飛ばすことなく片付けていく


  という3ステップを踏んでいれば、いつか必ず終わります。
   つまり、仕事を始める前に「今日のタスクリスト」のよ
  うな箇条書きの一覧を作ったら、取り掛かる順番も決めて
  おくわけです。こうして、1日のスケジュールの「流れ」
  が一本になれば、迷うことなく仕事を進めることができます。
   とはいえ、不確定要素が多すぎて、1日のスケジュール
  が決められないこともあります。このような場合は、午前
  中の「流れ」だけでも仮に作ります。こうすることで、午
  前中に仕事をしながら、タスクを”掘り出す”ことができ
  る
ので、昼の段階で改めて午後の「流れ」を描くようにす
  るとよいでしょう。


8.理想的なタスクリストの管理

   特別な努力を払わない限り、タスクリストというのは
  思ったよりも、あちこちに分散するものです。分散した
  リストを一つにまとめる便利なものは、恐らく存在しま
  せん。しかしだからこそ、少なくともタスクリストを減
  らそうと努力すべき
なのです。
posted by sug at 20:09| Comment(0) | TrackBack(0) | スピードハックス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2007年06月25日

スピードハックス 第5章

第5章 自分の今の仕事環境をテコにする


いくら運転技術が高くても、砂利道では思うようにスピード
を上げることはできません。
仕事の種類に応じてそれぞれに適した環境に身を置くことが
スピードアップのカギです。


1.環境を変えて「○○モード」を作りだす

   「仕事モード」や「飲み会モード」など、モードは身
  の回りでも良く使われている言葉だと思います。自分で
  意図的にある特定のモードに切り替えることも出来ます
  が、多くの場合、環境(あるいは状況)の力を借りて切
  り替えを行っています。
「やる気の起きない」モードに
  なってしまった場合、打破するための対策として2つの
  方法が挙げられます。

  ・自分の置かれている状況を冷静に考えてみる
  ・目の前の、進んでいない仕事が終わらなかったらどう
   なるかを具体的に想像する

  
   また、身を置く環境を変えることはモードの切り替え
  に有効です。
   特定の環境や状況とモードが手を結ぶ機会が増えると
  それは習慣となっていきます。



2.カフェで仕事をする

   オフィスにいると様々な介入が入り、やむを得ず作業
  を中断させられてしまいます。そこで、カフェなどの
  入されない場所を利用するのも一つの手段です。
こうす
  ることで、

  ・やろうと思っている仕事に必要な資料だけしか手元に
   ないので、今すべき作業に集中できる
  ・電源を使わず、バッテリーでノートPCを稼動させるこ
   とで、バッテリーが切れる前に作業を終えてしまおう
   というポジティブなプレッシャーが得られる


  などのメリットがあります。


3.脳内の”ご褒美の記憶”を利用する

   脳内の”掟”というのは、刷り込みされた記憶が条件
  反射と化してしまったようなものです。これを、できれ
  ば仕事をスピーディーに処理してしまうように役立てま
  しょうというのが、この方法です。
   例として、100マスの方眼紙に、1ページ終わるた
  びにマスを塗りつぶしていくという方法があります。ル
  ールを決めてご褒美をエサにして煽ることも有効です。


4.「自分は仕事が速い」と自己暗示をかける

   心理学用語に「ヴェルテン法」というものがあります。
   これは、前向きなことばかり書いた紙を5分間黙読し
  た人は5分後に明るい気持ちになり、後ろ向きなことばか
  り同じく5分間黙読した人は暗い気持ちになるというもの
  です。
   ヴェルテン法を仕事のスピードアップに活用するなら、
  自分がどのような場面で、仕事を素早くこなすことができ
  たか、思い出せる限りのことを、筋道立てて、もっともら
  しく書き出しましょう。



5.「あなたは仕事が速い」と他人に評価してもらう

   自己暗示よりもっと強力な「他者による評価」を活用し
  て、仕事のスピードを自分に変えていきましょう。
   「バーナム効果」という心理効果を利用します。これは
  スピリチュアルなものに「はまる」心理を説明する際に持
  ち出される理論で、誰にでも当てはまる一般的な性格描写
  を、自分だけに当てはまるものだと思ってしまう心理効果

  のことです。
   この心理効果を、仕事のスピードをアップするために利
  用するには、「自分は仕事が速いよ」などと吹聴して回る
  ことです。実際に立ち振る舞うようになり、自分自身でも
  思い込むことができるようになります。


6.「雨の日にしかできないリスト」をつくっておく

   雨の日は行動に制約を受け、様々な負担も増えます。
   とはいえ、「いつもと違う」という状況には必ず1つや
  2つ「いつもと違うことが出来る」という可能性があるもの
  です。そこで、「雨の日しか出来ないことリスト」を予め作
  るとよいでしょう。特に締め切りは無いものの、いつかはや
  りたいと思っているタスクをリストアップすることで、憂鬱
  な気持ちを「よし、今日はあれをやろう」という前向きな気
  持ちに切り替えることが出来ます。
   こうすることを習慣付けることで、不快と思うことを「
  の不快さを再発させないようにするにはどうすればよいか

  という質問に転換でき、例外状況に対応できる力を養います


7.1つの作業を終えたら一旦席を離れる


   時間には「表の時間」と「裏の時間」があります。
   「表の時間」は、意識して活用している時間です。
   「裏の時間」は、その逆で、無意識のうちに流れ去ってい
  く時間です。
   「裏の時間」とは、一つの作業に取り組んだ後に訪れる開
  放感に満ちた時間が例として挙げられます。しかし、このわ
  ずかな「裏の時間」には、「表の時間」にはなしえない力が
  隠れています。
   これを活用する方法として、一つの仕事を終えたら、特に
  疲れていなくても、次の仕事に取り掛かる前に一旦席を離れ
  て休憩する
ことが挙げられます。こうすることにより、自分
  の仕事を客観的に振り返りやすくなり
、色々なアイディアが
  浮かんできたりします。


8.「寝かす時間」を意識して挟み込む

   仕事の間隔に「寝かす」時間を入れることで、一気に考え
  た場合には思いつけなかったようなアイディア
が浮かびあが
  り、仕事に盛り込むことができるようになります。仮にトー
  タルでは、同じ時間がかかっていたとしても、「寝かす」時
  間の活用によって、アウトプットの質が大きく変わることが
  あります。
すなわち、目に見える中間成果物を明確にして、
  一つ一つ確認しながら進める
ようにすると、結果としてその
  仕事をよい成果として終えることが可能となります。
posted by sug at 21:58| Comment(0) | TrackBack(0) | スピードハックス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2007年06月24日

スピードハックス 第4章

第4章 作業の時間をスライスして管理する


長時間一定のスピードで走り続ける場合と、限られた時間に
決められた距離を走る場合とでは当然走り方が変わってきます。
目的に応じて、時間を有効に活用する方法、そしてスピードを
コントロールする方法について触れます


1.1日の複数のセクションに分ける

   1日という時間は一度に把握するには手に余るサイズと
  いえます。そこで、1日をいくつかのセクションに分けて
  セクションごとに時間を捉えるようにします。そうするこ
  とで、まとまった大きな時間ではなく、ある程度見通しの
  付けやすい単位で時間を把握することが出来るでしょう。



2.似た作業はまとめて同じ時間帯にこなす

   やるべきタスクを眺めたとき、似たようなタスクはグル
  ープ化してしまうことが有効です。ここでいうグループ化
  の基準は案件別ではなく、やるべき作業が似ているかどう
  かです。作業内容が似ていれば、一緒に処理してしまうこ
  とで、一つのグループに属する作業を進めている間は、一
  定の頭の使い方をしていれば済むようになります。



3.「小さな締め切り」を設定する

   あるタスクの締め切り時間を見積もって、実際に行動し
  たところ、予定の時間を越えてしまう場合があります。
   そこで、第1章で紹介したように小さな作業に分割して
  それぞれの作業ごとの所要時間を明らかにします。いわば
  大きな締め切りを小さな締め切りの集まりに変えるわけです。
  そうすることにより、遅れの原因を把握し具体的な対策を
  打つことが可能になります。


4.「キッチンタイマー」をセットする

   「タイムを計られている」感覚は、「やる気」に火をつ
  けるのに役立ちます。
このやり方により、無駄な時間を費
  やすことは、なんとしても控えようという気になりますし
  更に「完璧に仕上げたい」をいう完璧主義をあっさり退け
  る気持ちにもなります。


5.オンラインで作業記録をつける

   「時間を計られている」というリアリティを実感するた
  めに、オンラインでリアルタイムに監視されるようなツー
  ルを用いると有効です。オンラインで作業記録をつけるツ
  ールとして、「Slim Timer」というツールをここでは紹介
  します。これは、
 
  ・時間がリアルタイムで計測されている感じがする
  ・計り終わったら、すぐに消費時間を表にしてくれる


  というメリットがあります。


     Slim Timer    http://www.slimtimer.com



6.作業記録から”反省”してみる

   人間はコンディションの良し悪しがあり、1日の中でも
  調子の良い時間帯と良くない時間帯という”波”があります。
   そこで、作業記録から自分の波を知り、スケジュールを
  立てる際に、”波”を意識するようにするとよいでしょう

   このような振り返りを習慣として続けていくことで、自分
  の変化を垣間見ることができるようになり、自分にとって最
  適な時間管理術を編み出すことができるでしょう。
posted by sug at 23:43| Comment(2) | TrackBack(1) | スピードハックス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2007年06月23日

スピードハックス 第3章

第3章 スピードアップにつながる「やる気」を引き出す

やるべきことはわかっているのに、アクセルを踏み込むことが
できない、すなわちやる気が起きないこともあるでしょう。
本章ではどうすればやる気を引き出すことができるのか、その
コツやアイデアを紹介します。


1.「懸案事項」をすべて書き出す

   題名通り、「気になることを、すべて書き出す」という
  方法です。これにより、「頭の中が空っぽになり、懸案事
  項を覚えておかずに済んですっきりする
」という効果があ
  ります。例えば、

  ・やらないことにすること
  ・真っ先に処理すること
  ・徐々に処理すること
  ・後に処理すること
  ・いつかやりたいこと

  を中心に書き出すとよいでしょう。一番上の項目は非常に
  大切です。やらないと決めたことは、紙に書き出しただけ
  でタスク完了となるからです。


2.やると決めたことは他人に表明する

   表明すると、やらない場合恥をかくという心理を利用し
  た方法です。同時に、「表明を果たそう」という前向きな
  気持ちも生み出します。


3.完璧主義をやめるといいことがある

   初めから不可能なことを達成しようという希望に基づき
  その気分で完璧さを求めるタスクリストを作っても、難し
  いものです。ですから、細かくもできず、具体的に言い換
  えることもできないような完璧さを求めるタスクは消して
  いきましょう。



4.作業は細分化し、確実にこなしていく

   「拘束に仕事を処理するためには、業務について具体的
  なゴールを詳述することが大事」とは、良く言われていま
  す。理想的なタスクリストとは、眺めたとき処理すべきタ
  スクに、すぐ取りかかれるリストです。いつまでも残って
  いるタスクを、もっと具体的で取り組みやすいタスクに分
  解して
いきましょう。


5.タスクの名前を変えてみる

   タスクリストを作成しても、先送りしてしまったら書き
  込まないのと同じです。そこで、「タスクの名前を実態に
  合わせて付け直す
」という方法を使うと効果的です。
  具体的には、以下のようになります。

  ・実態に合わせた名前にする
  ・定期的に名前の妥当性をチェックする
  ・自分のやる気を盛り上げるような要素を盛り込む



6.「消す喜び」という報酬

   自分で自分に報酬を用意することはよく使われますが、
  なかなか本気で望むことができないところです。そこで
  あれこれ工夫を凝らして自分にご褒美を用意するより、
  「消す喜び」を実感するように心がけると効果的です。


7.やらないことは「消して」しまおう

   初めから本当はやらないつもりのタスクは、「絶対に」
  書き入れないようにしましょう。書き入れる”安心帳”化
  してしまうと、タスクリストとしての機能が失われてしま
  います。
それでも、タスクリストに常連タスクが残ってし
  まったら、

  ・やる気が足りないのか?
  ・時間不足なのか?
  ・お金が足りてないのか?
  ・前提となる準備がまだなされていない?
  ・そもそもそれをやる気がないのか?
  
  などを考えましょう。5番目に該当するならすぐに消して
  いきましょう。


8.お気に入りの「仕事術の本」を読む

   仕事のさばき方やスピードアップのコツを本から得る
  のもよいことですが、時には「やる気」に火をつける為
  に「言葉の力」を借りることも有効です。


9.マンネリ化した仕事は、「やり方」を変えてみる

   やる気の起きない原因は主に

  ・人生に漠たる不安を抱いている
  ・とくに不安がある訳ではないが、何となく気分が乗らない

  が考えれます。後者の場合、やろうとしている仕事がマンネ
  リ化しているからでしょう。こうしたときは、同じ仕事であ
  っても「他にやり方はないだろうか?」「普段かかっている
  時間の半分でやり終えるにはどうすればいいか?」
などのチ
  ャレンジを自分に課すとよいでしょう。
posted by sug at 18:20| Comment(0) | TrackBack(0) | スピードハックス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2007年06月22日

スピードハックス 第2章

第2章 「段取り」を決めてスピードを上げる

エンジンをかけてから発信するまでの時間を短くするという
アプローチでスピードアップを図ります。
仕事を前に進めるためには、何をどのようにすればよいかの
手順を明らかにします。


1.作業の内容によって段取りは異なる

   仕事には、「段取り」と「実行」という2段階があり
  ます。それぞれは独立したものであり、この2つを一緒
  にしてしまうと、あれこれ考えながら進めることになり
  行きつ戻りつの作業が増えて時間が余分にかかります。
  そこでまず「やったことがある作業」と「やったことの
  ない作業」の2つに分けて考えます。

  「やったことがある作業」
    定期的に繰り返される作業であれば、手順をマニュ
    アル化すると毎回段取りを考える手間が省けます。
    わかり切ったことであっても、頭の外に書き出して
    おくことによって
    ・ど忘れや記憶違いのリスクを軽減できる
    ・別の人にやってもらうときの引継ぎがスムーズ
    というメリットがあります。

  「やったことのない作業」
    すぐに最適な手順を組み立てることは容易ではない
    ので、想像の範囲で手順を考えて、それに従ってみ
    ます。もし途中で誤りに気づいたり、効率の悪さを
    感じたら、一旦手を止めて手順に戻って段取りを考
    え直してみるようにします。


2.”洗い出しメモ”から始める
    
    「タスクリスト」にやるべきことを書き連ねても、
   それぞれのタスクが漠然とした名前になっていると
   内容を忘れたり、思いだすのに時間がかかるという
   余計な手間がかかります。
    そこで、タスクリストは見てすぐに作業内容をイ
   メージできるように、具体的に書くようにします。
   そのためには、どんな作業があるのかを先に洗い出
   しておく必要があります。とにかく思いついたこと
   を洗い出してどんどん紙などに書いていくことで、
   そこから芋づる式に具体的な作業を引き出すことが
   できます



3.「集中タスク」と「分散タスク」を並記する
   
    仕事には、集中して取り組みたい仕事(集中タスク)
   と、集中力が途切れたときに一気に片付けたい仕事
   (分散タスク)の2種類があります。
    問題は、「集中タスク」に集中するあまり、「分散
   タスク」の期限が忘れがちになることです。
    そこで、予めこの2種類のタスクが交互に並ぶよう
   にスケジュールを組んでおきます
。こうすることで、
   分散タスクが、次の集中タスクのための頭のインター
   バルとなり
時間を有効に活用できるようになります。


4.作業時間は「分単位で」見積もる

   スケジュールを立てる上で、やるべきことを明らかにす
  るだけでなく、それぞれについてどれ位の時間がかかるか
  を見積もっておくことが大切です。
   このとき、1つの作業に対する見積もりが1時間を超え
  るようであれば、その目算は大きく外れる可能性が高くな
  ります。
   そこで、1時間以上かかるような作業がある場合は、よ
  り小さな作業に分解して、それぞれについて5〜30分程
  度の幅で時間を割り当てるようにします。
そうすることで
  作業全体の現実的な見積もり時間となります。この方法で

  ・やるべきことが明確になる
  ・達成感が何度も味わえる
  ・進捗状況が明確に分かる
  ・あとどれ位の時間で終わるかが分かる


  というメリットがあります。


5.「未来の作業」のために作業記録をつける

    「段取り」が未来の作業設計図であるとすれば、
   「作業記録」は過去の作業実績表ということになり
   ます。作業記録は、自分の外で起きている現実を切
   り取って手元に固定化させたものです。これがその
   まま段取りを描くための材料となります。
    作業記録をとる最低限の要素として

   ・作業した日
   ・作業名(簡潔に)
   ・作業の詳細(何をどのように行ったか)
   ・所要時間

   が挙げられます。中でも、所要時間がカギになりま
   す。対策の効き目が時間短縮で確認することができ
   るからです。


6.時間の計測は感覚に頼らない

   人の心の中の時計は、「出来事時間」という独自の
  法則があります。つまり、出来事の数と見積もり時間
  に相関があると思い込んでしまうことです。
   つまり、客観的に自分の作業時間を見積もる必要が
  あるということです。


7.時間を正確に計測することのメリット

   客観的に自分の進め方を知るということは、いわば
  ”鳥の視点”で自分の歩みを眺めることになり、仕事
  に対する自身が強化されます。
   又、時間を正確に計測することにより自分の時間を
  把握できるようになり、ストレスが軽減されます。


8.日頃から「ちょっとしたリスト」を更新する

   日常生活の中で、不定期ながら繰り返し登場する
  「ちょっとした記憶を要求する知識」というのは、思
  い出せる手段を持っていれば話が早く、無ければ奇妙
  に時間を奪います。ちょっとしたリストをつくること
  で時間が大いに節約されます。
posted by sug at 21:05| Comment(0) | TrackBack(0) | スピードハックス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2007年06月21日

スピードハックス 第1章

第1章 まず「取りかかる」気持ちを起こす

仕事のスピードをアップさせるうえでも、まず動き出さなければ
始まりません。そこで、とにかく走り始めるための方法を挙げて
いきます。


1. タスクリストで「後回り」を回避

   日々の仕事をスピーディーに片付けていくうえで欠かすこ
  とのできないツールが「タスクリスト」です。
   しかし、何らかの理由で後回しにしてしまうと、処理され
  ずいつまでも残ってしまいがちです。後回しにしてしまう理
  由として

  ・時間がかかりそう     ・手順がややこしそう
  ・作業内容がよく分からない ・今日やらなくても支障はない

  が挙げられます。
   後回しを防ぐためには、次に挙げる処置が有効です。

  (1) 時間がかかりそうであれば、もう少し小さな単位の作業

    に分ける
  (2) 手順がややこしそうであれば、手順ごとに作業を分ける
  (3) 作業内容がよく分からないのであれば、タスクの名前を
    適切なものに変える
  (4) 今日やらなくても支障が無い場合でも、今日のうちにで
    きる作業がないかを確認する


2.整理は「最新のもの」からでいい

   整理が苦手というほど「完璧主義」であることが少なくな
  いようです。完璧さを避けるためでも整理と仕事のスピード
  がアップします。その方法の一つとして、最新側から整理を
  するということが挙げられます。なぜならば、新しい物ほど
  見つけやすく、記憶に残っているため処理しやすいから
です。


3.とりあえず「5分だけ」やってみる

   仕事は大まかに分けて「すぐに終わる仕事」と「それなり
  の時間を要する仕事」の2種類があります。
   「それなりの時間を要する仕事」とは、事前にアウトライ
  ンや段取りを考える必要のある仕事を言います。
   この仕事の対策として、5分だけ考えておくという方法が
  あります。5分間ずつ仕事の内容をざっと確認し、どのよう
  な作業が必要になりそうかを見渡すようにします。こうする
  ことで、それぞれの仕事の”輪郭”がはっきりして、仕事に
  手が付けやすくなります。


4.「途中経過」はこまめに報告し合う

   先送りしがちな仕事は細かく分けるとよい、と先に述べま
  したが、場合によっては有効でないときがあります。例えば
  分割した仕事が相互に依存しあっている場合が挙げられます。
   そうした仕事において重要になるのが、”管制塔”の役割
  だと考えられます。そこで、行っている途中の段階から、自
  分が意図していることがきちんと伝わっているかを繰り返し
  チェックしてもらう
とよいでしょう。

5.いつでも「元に戻せる」ことの必要性

   何かをやってしまってから、容易に元に戻せる場合と戻せ
  ない場合とでは、仕事にかかる時間が全く違ってきます。
   しかし、元に戻せなくなることを恐れて及び腰でいては、
  仕事のスピードアップは望めません。よって、元に戻すのが
  どれくらい容易であるかを基準に評価するとよいでしょう。


6.「依頼」をスムーズにするメモ作り

   仕事には、自分一人で完結できるものと、他の人の助けを
  借りながら共同で進めるものとに分けられます。
   後者の場合、助けを借りるには依頼をする必要があります。
   その際、相手にどのようなことをして欲しいのかを明確に
  伝える必要がありますが、スピーディーに仕事を進めるうえ
  ではこの依頼のやり方の巧拙がカギとなります。
   依頼をする際のポイントとして、

  (1) 依頼のタイミングを早くする
     (一人で進められるタスクは後回し)
  (2) 依頼の内容を明確にする
  (3) 相手に心の準備をしてもらう

  が挙げられます。そのため、相手の視点に立って、「何を、
  いつまでに、どのように」という外枠を盛り込むメモを作る
  と有効です。


7.常連タスクは「チェック済み」にしてしまう

   常連タスクとは、長い期間後回しにしてしまう仕事のこと
  です。これに取り掛かるために、常連タスクをチェック済み
  にして、「やり終えた」ことにしてしまう方法があります。
   これにより、「チェックが付いているのに、実際には完了し
  ていない」という不協和を認知し
、解消させたいという意欲
  を生み出します。

8.取り掛かりさえずればやる気がわく!?

   脳の仕組み上、やる気が先に出て何かに夢中になるという
  より、何かに夢中になることで快感を覚えるからやる気がで
  るようです。(詳細な仕組みは本を参照してください)
posted by sug at 19:06| Comment(0) | TrackBack(0) | スピードハックス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2007年06月20日

現在読み進め中...

現在読み進めている本は、

・スピードハックス 仕事のスピードをいきなり3倍にする技術
 (大橋悦夫、佐々木正悟著、日本実業出版社)

です。まとまり次第、記事の追加を行っていく予定です。


何かお勧めの本がございましたら、紹介お願いいたします。 m(_ _)m
posted by sug at 18:43| Comment(0) | TrackBack(0) | 日記 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

マッキンゼー流 図解の技術 Section2,3,4

Section2ではSection1の具体的な実践例、Section3ではチャ
ートのテンプレート集となっており、ブログに書ききれないため
省略させて頂きます。


Section4 チャートをスクリーンでみせる

この章では、どのようにすれば効果的にオン・スクリーンプレゼン
テーションのために資料をデザインできるかという内容を挙げている

<読みやすくするための工夫>
・メッセージに影響が無ければ、数値を切り上げる。又は、小数点以
 下を切り捨てる。(正確な数値は口頭で伝達できるので)
・各々のバーの端やコラムの中に数値をふるのではなく、チャートに
 ある尺度を活用する。
・語句の代わりに記号を使う。(例:ドル→$、パーセント→%)
・可能であれば、混乱を招かない程度に略語を用いる。
・言葉の編集(短くカットする)
・脚注は削除する。(言いたいことがあれば口頭で)
・出典を省略する。(配布資料などに記載すればOK)

<単純にした方が良くなるケース>
・余分な尺度などを削除する
・数値を省略し、尺度のみ残す
・分かりやすい順番に並べる(例:数値の大きい順)

<枚数を多くした方がよいケース>
・「スライド1枚に5つのアイデアを盛り込む時間は、スライド
  5枚のそれぞれにアイデアを1つ盛り込むのと全く同じである」

2007年06月18日

マッキンゼー流 図解の技術 Section1

マッキンゼー流 図解の技術 Section1

今日から「マッキンゼー流 図解の技術」のメモ書きを進めて
行きたいと思います。


Section1 チャートを選ぶ

チャートの基本形は

・パイチャート
・バーチャート
・コラムチャート
・ラインチャート
・ドットチャート

となる。問題となるのは、「どれを選択するか」ということに
なる。チャートの作成工程は次の3ステップで行われる。

<ステップA> あなたのメッセージを決める(dataからmessageへ)
  チャートを決定づけるのはデータ自体でなく、自分が何を示した
 いのか、どのような特定のポイントを強調したいのかに尽きる。
  つまり、見る人が発表者の強調したいデータの捉え方に焦点を絞
 ってくれるように仕向けることが重要となる。


<ステップB> 比較方法を見極める (messageから比較方法へ)
  データの中で強調したいどんな点も次の5つの基本比較法のいず
 れかに必ず行き着く。
  
  1.コンポーネント比較法
    メッセージにシェア、全体に対するパーセンテージなどの
   語句が入っているときに用いる
  
  2.アイテム比較法
    物事(アイテム)の順位を比較したい場合に活用される。
    「より大きい」「より小さい」「等しい」などの語句が
    アイテム比較法の手掛かりとなる

  3.時系列比較法
    期間内にどう変化しているか、増加しているか、減少して
   いるか、変動しているか、安定しているかという点に注目し
   ている。
   「変化」「成長」「上昇」「下落」「増加」「減少」などの
   語句が手掛かりとなる

  4.頻度分布比較法
    連続的な数値レンジ内にアイテムの中のいくつが該当する
   かということに注目している。
  
  5.相関比較法
    2つの変数の関係が通常予測するパターンに従っている、
   又は従っていないかを示す。
    「〜に関連して」「〜に従って増加する」「〜に従って変化
   する」などの語句が、活用の手掛かりとなる


<ステップC> チャートフォームを選択する (比較方法からchartへ)

ステップCでは、適切なチャート形式と比較方法の組み合わせ方を
挙げている。

1.コンポーネント比較法
   パイチャートで最適に表すことができる。このとき一般原則
  として6個を超えないように配慮する。最も重要な構成要素を
  5つ選び、残りは「その他」としてグループ化すると良い。
   人間の目は、時計回りの動きに慣れているので、最も重要な
  セグメントを12時から始まる位置に置く。
   
2.アイテム比較法
   バーチャートで最適に表すことができる。このとき、必ず
  太さより隙間の方を狭くする。数値を明確にする場合、最上
  位にあるバーの上に目盛りをふると良い。バーチャートのバ
  リエーションとして以下に示す。
   ・偏差バーチャート
   ・レンジバーチャート
   ・グループバーチャート
   ・スライド状バーチャート
   ・ペアバーチャート
   ・細分バーチャート

3.時系列比較法
   コラムチャートラインチャートで最適に表すことができる。
   レベルやインパクトの大きさに焦点を絞り、一まとまりの時
  間内に発生・完結する活動データを描くときに、コラムチャー
  トを選択すると良い。
   又、変化の動きや角度に焦点を絞り、持ち越す性質のあるデ
  ータを表すときにラインチャートを選択すると良い。
  
4.頻度分布比較法
   頻度分布を表すには、コラムチャートラインチャートが最
  適です。このとき使用するレンジの広さの設定は、分布パター
  ンを抽出するのに重要です。原則として、グループ数は5〜20
  個程度にとどめた方が望ましい。

5.相関比較法
   ドットチャートバーチャートを活用することが望ましい。
   ドットチャートを用いる場合、メッセージを明らかにする前
  にチャートの読み方について説明したほうが良い。
   バーチャートを用いる場合、プロットするデータ数が少なく
  なければならない。

2007年06月16日

「計画力」を強くする 第6章

第6章 計画をどのように実行するか

"「計画力」をつよくする"の最終章です

どんなにすぐれた計画でも、実際にその通り実行されなければ
意味がありません。優れた計画を作る能力と、それを実行する
能力は車の両輪にようなもので、目的・目標の実現に欠かせま
せん。
本章では、計画の実行段階で心掛けなければならないポイント
を挙げていきます。

計画実行のポイント
1.計画の勘所を押さえる
    組織や世の中は、複雑な要因が関連しあうネットワークを
   構成し、あらゆる物事が互いに関係しあって動いています。
   その動きを"システム"として捉えることが重要です。
    部分と全体の関係を正しく捉えるには、システム・エンジ
   ニアリング的な考えが必要になります。
    システムエンジニアリングとは、システムを構成する各要
   素の相互作用を分析して、インプット、プロセス、フィード
   バック、コントロール、アウトプットなどの機能が、システ
   ム全体として最適化するように設計する手法です。
    又、物事の重要度を見極めることも大切なので注意を払う
   必要があります。

2.計画の人間的側面に配慮する
    計画の実行において、人間関係のネットワークは重要です。
    又、そのネットワークを広げていく必要性もあります。そ
   のため、計画は緻密な程良いとは限りません。

3.段取りと手順を大切にする
    「段取り八分」という言葉があるように、下準備がどれだ
   け適切かで作業の良し悪しが決まり、ひいては計画の成果が
   左右されます。

4.計画の実行をfollow upする
    どんな計画でも実行段階に入ると、色々な修正や変更が必
   要になります。そのために、計画とのズレを定期的にチェッ
   クして、そのままで進むと計画の最終段階がどのようになる
   かを予想しなければなりません。
    こうした計画の実行管理のことをフォローアップと呼ばれ
   ます。フォローアップの基本的な考えとして次の3原則が挙
   げられます。
   
    (1)現状を正しく捉える
     組織を通して上がってくる計画の現状についての情報は
    数値情報を含めてデフォルメされていることが多い。従っ
    て、計画の実行段階では、本当に役立つ情報をいかにして
    集めるかが重要な課題となります。

    (2)将来を見通す
     計画の現状を把握できたら、次に、このまま計画を進め
    ると将来どうなるかを予測する必要があります。
     よって、現状を将来へ投影して、適切に見通さなければ
    なりません。そのため、計画からのズレが微調整で済む範
    囲内のものかどうか見極めることです。
   (例:悲観値、最可能値[第4章参照]などを用いてグラフ化
    する)
   
    (3)思い切った軌道修正をする
     計画が始まってからの変更や修正は大変なエネルギーが
    いるので、想像以上に思い切った行動を取らないとそのま
    まずるずると行ってしまいやすい
posted by sug at 17:36| Comment(0) | TrackBack(1) | 「計画力」を強くする | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2007年06月15日

「計画力」を強くする 第5章

第5章 プロジェクトマネージャーに求められること

何か新しいことに取り組むときにプロジェクトチームが
組まれます。プロジェクトとは、
「特定の目的のために、特定のメンバーで、特定の期日
 までに遂行される一回性の仕事や問題解決」
です。こうしたプロジェクトタイプの計画の実行には、
計画力のあるプロジェクトマネージャーが欠かせません。
プロジェクトマネージャーに必要な資質は次の4つが
挙げられます。

 1.計画の本質を捉えられること
   経験や知識、そしてその両方を背景にした専門的な勘?
   が必要。

 2.システム思考に基づいて物事が進められること
   問題が発生したとき、その問題がシステム全体の中で
   どのような位置にあって、どこに、どのような影響を
   及ぼすかを見極める必要がある。
   プロジェクトメンバーが計画全体を俯瞰することで、
   計画達成しやすくなる。

 3.迅速な意思決定ができること
  
 4.関係者を説得できること
   プロジェクトの成否を左右するのは、正式のプロジェ
   クトメンバーだけでなく、プロジェクトに利害のある
   すべての人に関係がある。これらを調整する力は、プ
   ロジェクトには欠かせません。
posted by sug at 19:26| Comment(0) | TrackBack(0) | 「計画力」を強くする | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2007年06月14日

「計画力」を強くする 第4章

プラトン曰く、

「良く計画されたことは、半分成功したと同じことである」


というわけで、第3章で目的・目標が明確になったので
次の第4章では実現を目指す計画を立案します。

計画立案のためには、以下の5つのポイントが重要です。

1.想像力を働かせて構想する。
   計画の立案はまず全体の構想を練ることから始まります。
   構想とは、「知っていること」を手掛かりにして「まだ
   見えていないもの」の全体像をイメージすることです。
   しかし、構想は空想とは違います。様々な制約条件
   (例:採算性、市場性 etc..)をクリアすることで、構
   想は「基本計画」や「基本設計」に変わります。
  
2.正しい計画のステップを踏んで立案する
   正しいステップを踏むためには、それぞれのステップに
   おいて情報が必要です。情報から正しい事実認識に近づ
   くためには3つの気配りが必要になります。

    @「知ってるつもり」を疑う。
    A自分の世界を広げる
      限られた世界に閉じこもらず、異質な世界から刺激
      を受ける。情報とは異質なものほど価値がある。
    B直感を磨く
      論理的思考では見出せないものを見出すことが出来
      る。直感は外れることがあるので、論理的思考で補う

3.複数の計画案を練る
   魅力ある計画は複数の計画案から結びついて決定案ができる
   ことが多い。そこで、複数の計画案を考える3つの思考法が
   挙げられる。

    @色々な要素を組み合わせる
    Aものの見方を逆転させる(視点を移す)
    Bものの見方を反対にする(事実の反対を考える)

4.計画案を正しく評価する
   複数の計画案から目的にあう一案を選び出すために、計画案
   を評価する必要がある。その際、先入観や既成の思考回路か
   ら影響を受けるので、そうした偏りを避ける必要性がある。
   評価において陥りやすい落とし穴として次の6つが挙げられる

   @リスクを過小評価する。
   A過去の実績を過大評価する
   B"当面の問題"を過大評価する
     目先の問題解決の積み重ねは、短期的には良くても
     長期的にはまずいことがある。
   Cプラス面を過大評価する
     「三利あれば、必ず三患あり」(韓詩外伝)
   Dマイナス面を過度に恐れる
   E不確実なこと必要以上に嫌う

5.不確実さのリスクをできるだけ回避する
   不確実さを必要以上に嫌うのは、不確実さそのものより
   不確実さからくるリスクを避ける方法を知らないことが
   原因をなっている。この対応として「三点見積もり」が
   有効です。

   楽観値 = 不確かな要因がすべて好ましい方向へ動いて
         物事が円滑に進んだ場合の見積り値
  
   最可能値 = 経験値から推測される最も可能性の高い見積り値
 
   悲観値 = 不確かな要因がすべて好ましくない方向へ動いて
         物事がすべて円滑に運ばなかった場合の見積り値

   又、リスクの分散を図る、リスクの許容限界を意識する
   リスクに備えることも大切です。このためには、いち早く
   変化の兆候を捉えることが必要になります。


今日は長い文章だったなぁ...

途中、図を入れたいと思ったのですがやり方が分からず文章のみとなってしまいました。誰か知っている方がいらっしゃったら教えて下さい
m(_ _)m
posted by sug at 20:04| Comment(0) | TrackBack(0) | 「計画力」を強くする | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2007年06月13日

「計画力」を強くする 第3章

先日は力尽きて寝てしまいました...すいません m(_ _)m

 「計画力」を強くする

第3章 目的・目標をどう扱うか

計画のステップとは次の5ステップを通じて行われる。
?@目的・目標の明確化
     ↓
?A構想計画
     ↓ (代価案の探索と評価・選択)
?B基本計画
     ↓ (代価案の探索と評価・選択)
?C実施計画
     ↓
?D実施

以上のステップを踏む上で3つのポイントとなるのは

1.計画の目的・目標を明確にする
  目的や目標には、無意識のレベルで周囲状況に働きかけて
  自分の行動を目的・目標の方向へ導く潜在的な力がある。
  よって、単純明確かつ具体的である必要がある

2.目的・目標と手段を取り違えない
  
3.目標に期限を設定する
  目標に期限をつけることで、計画をより明確かつ具体的に
  組むことができ、実現の可能性が高まる。(時間的制約が
  ある方が脳が活発になるらしい・・・?)
posted by sug at 18:31| Comment(0) | TrackBack(0) | 「計画力」を強くする | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2007年06月11日

「計画力」を強くする 第1章、第2章

「計画力」を強くする


第一章 "計画力"とはいったい何か

・"計画的思考"とはヒトだけが持つ能力であり、目的を達成する
ために必要な段取りや手順を探って計画を練り、それを実行す
る思考である。

・"計画"とは、目的・目標を実現するために構想を練り、その構
想を具体化するために必要な段取りや手順を考えることである。


第ニ章 あなたの計画はなぜ失敗するのか

・計画が失敗する9つの理由

 (計画の立案段階において)
  1.計画の目的・目標がはっきりしていない
  2. 頭の中だけで組み立てた計画になっている
  3.状況判断を誤って計画している
  4.目先の問題解決を積み重ねただけの計画になっている
  5.複数の計画案の中から選び抜かれていない

 (計画の実行段階において)
  6.計画通り実行する熱意に欠けている
  7.計画実行の勘所をはずしている
  8."終わり"からの逆算ができていない
  9.計画の適切なfollow upができていない



....明日は第二章のまとめ直しと第三章読めたらいいなぁ〜
posted by sug at 23:57| Comment(0) | TrackBack(0) | 「計画力」を強くする | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2007年06月10日

ブログはじめました

こんにちは!sugです。
このブログでは、私の読んだ本のメモなどを書き残して
いくつもりです。
よろしくお願いいたします。 m(_ _)m


現在読んでいる本は、
・海の都の物語   (塩野七生, 中央公論社)
・「計画力」を強くする (加藤昭吉,ブルーバックス)
・マッキンゼー流 図解の技術 (Gene Zelazny, 東洋経済新聞社)
です。
posted by sug at 21:14| Comment(0) | TrackBack(0) | 日記 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

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